بایگانی مستندات

بایگانی مستندات < گروه محصولات اداری
به این منظور می بایست به روش زیر عمل نمود :
در محیط بایگانی اسناد، بر آیکن "جستجو صفحه" کلیک کرده و سپس روی دکمه "پاک صفحه" کلیک کرد. در این فرم آیتمهای "ایجاد کننده"، "رشته"، "عدد"، "تاریخ از" و "تاریخ تا" دیده می شوند. 
آیتم "ایجاد کننده"، نشان دهنده مشخصه عمومی برگه محتوا است و با مقداردهی به آن با اطلاع از اینکه ایجاد کننده برگه محتوای سند، چه کسی است، می توان برگه مورد نظر را یافت.
آیتم "رشته"، هم می تواند به عنوان مشخصه عمومی برگه محتوا در نظر گرفته شود که در این صورت با اطلاع از عنوان برگه محتوای سند و مقداردهی به این آیتم، می توان برگه مورد نظر را یافت. و هم اینکه به عنوان مشخصه اختصاصی برگه محتوا در نظر گرفته شود که در این صورت نشان دهنده مشخصه هایی است که از نوع رشته ای برای برگه های سند تعریف شده اند. با توجه به سرستونهای لیست پایین صفحه، حداکثر چهار مشخصه رشته ای از یک برگه از محتوای سند قابل جستجو می باشد. 
آیتم "عدد"، نشان دهنده مشخصه اختصاصی برگه های محتوای سند بوده و با توجه به سرستونهای لیست پایین صفحه، حداکثر دو مشخصه عددی از یک برگه از محتوای سند قابل جستجو است.
آیتم "تاریخ از" و "تاریخ تا"، هم می تواند به عنوان مشخصه عمومی برگه محتوا در نظر گرفته شود که در این صورت با اطلاع از اینکه تاریخ ایجاد برگه محتوای سند، در چه بازه زمانی است، می توان برگه مورد نظر را یافت. و هم اینکه به عنوان مشخصه اختصاصی برگه محتوا در نظر گرفته شود در این صورت نشان دهنده مشخصه هایی است که از نوع تاریخ برای برگه های سند تعریف شده اند. با توجه به سرستونهای لیست پایین صفحه، فقط یک مشخصه از نوع تاریخ، از یک برگه از محتوای سند قابل جستجو می باشد.
پس از تعیین مقادیر آیتمهای (مشخصه های) مورد نظر می بایست بر دکمه "جستجو" کلیک کرد. به این ترتیب برگه های یافته شده در لیست پایین صفحه نمایش داده خواهند شد.
نکته : امکان جستجوی برگه های محتوای سند در محیط مدیریت اسناد نیز وجود دارد و به منظور جستجو می بایست در محیط مدیریت اسناد، از نوار ابزار آیکن "جستجوی صفحه" را انتخاب و مطابق با روش فوق برگه مورد نظر را یافت.
این امکان در اختیار مدیر سیستم بوده و وی می تواند در قسمت مدیریت سازمان - مدیریت برنامه های کاربردی قسمت  "بایگانی مستندات "، با انتخاب شاخه "ساختار بایگانی"، سپس انتخاب گزینه "مرتب سازی" از منوی کلیک راست بر لیست پوشه ها، در فرم ظاهر شده، پوشه مورد نظر را انتخاب و با استفاده از دکمه های فلشی، پوشه را به محل مورد نظر منتقل نماید. در ضمن میتوان با استفاده از دکمه های مرتب سازی صعودی و مرتب سازی نزولی نیز پوشه را مرتب نمود.
سیستم آرشیو برای نمایش محتوای اسنادی که حاوی انواع فایل هایی نظیر Doc, Docx, Pdf, Dxf, Dwg می باشند از برنامه نرم افزاری مربوطه ( نظیر Microsft Word, Adobe Acrobat Reader, AutoCad ) استفاده می کند در این شرایط کاربر علیرغم عدم داشتن مجوز تهیه خروجی از محتوا ( چاپ و ذخیره سازی) می تواند با استفاده از امکانات برنامه مذکور اقدام به تهیه خروجی کند. برای رفع این نقیصه و به منظور کنترل این مجوز توسط سیستم، یک نمایشگر اختصاصی تحت عنوان  "نمایشگر پیوست" به سیستم آرشیو افزوده شده است که برای فعال سازی آن، مدیر سیستم آرشیو می بایست در محیط "مدیریت اسناد"، از منوی "نمایش"، گزینه "استفاده از نمایشگر پیوست" را در حالت انتخاب قرار دهد. 
بدین ترتیب کلیه کاربرانی که فقط دسترسی "مشاهده" محتوای اسناد را دارند، با کلیک بر محتوای مورد نظر، محتوای سند را در "نمایشگر پیوست" مشاهده می نمایند که فاقد امکانات "ذخیره" و "چاپ" می باشد.
نکته : فایل های مرسوم تصویری از ابتدا بطور داخلی توسط سیستم آرشیو به نمایش می آمده اند و لذا این گونه فایل ها با چنین مشکلی مواجه نبوده اند.
وظیفه اصلی یک نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری، دسته بندی و در اختیار قراردهی کلیه اسناد موجود در یک سازمان می باشد. منظور از سند هر اطلاعات ذیقیمتی است که به هر شکل فیزیکی ممکن است در اختیار سازمان قرار گرفته باشد. البته باید توجه داشت که اطلاعات و اسناد می بایست بر اساس مجوزهای رسمی سازمان در اختیار افراد ذینفع قرار گیرد بدین جهت رعایت اصول محرمانگی در واگذاری اطلاعات و اسناد به افراد از دیگر محورهای کلیدی یک سیستم آرشیو اسناد می باشد.
برخی از امکانات و ویژگی های الزامی یک نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد عبارتند از:
1. پشتیبانی از انواع فایل های الکترونیکی( متنی، تصویری، برداری، صوتی تصویری و .. ) و قالب های متنوع هر نوع. 
2. امکان تعریف انواع سند به همراه ویژگی های آن در قالب فیلدهای اطلاعاتی
3. امکان تعریف ساختار محتوایی اسناد
4. برخورداری از فرم ساز به عنوان ابزار طراحی قالب نمایشی اسناد
5. امکان تعریف سطح دسترسی براساس مشخصات انواع سند و تخصیص مجوز کار باسند
6. امکان جستجو بر اساس همه ویژگی های سند و نیز براساس محتوا ( برای اسناد متنی )
7. امکان ارسال الکترونیکی سند برای دیگران
8. امکان دریافت گزارش های دلخواه از اسناد در شرایط مختلف.
9. امکان ثبت، رسیدگی و ممیزی عملیات انجام گرفته روی اسناد.
در کنار این امکانات اصلی، ویژگی های ممتاز زیر می توانند شاخص مناسبی برای سنجش برتری یک سیستم آرشیو باشند:
 1. وجود مکانیزم کنترل دسترسی همزمان (Check-in / Check-out)
2. امکان نگهداری تاریخچه تغییرات محتوایی اسناد
3. امکان تعریف و اجرای فرایند ورود اسناد انبوه
4. امکان اتوماتیک سازی ورود اسناد
5. امکان برقراری ارتباط سیستمی با سایر نرم افزارها به منظور ارائه سرویس های بایگانی اسناد به آن سیستم ها.
به صورت استاندارد نگهداری اسناد در سیستم آرشیو بر اساس محل قرار گیری آنها در پوشه های مرتبط است اما کابینت نگاهی متفاوت به اسناد را به کاربر ارائه می دهد. با استفاده از این ابزار می توان اسناد را بدون در نظر گرفتن محل قرار گیری آنها در پوشه ها و تنها با تفکیک به نوع اسناد مورد جستجو قرار داد. کلیه اسناد بدون در نظر گرفتن محل های قرارگیری و طبقه بندی های مرتبط به صورت لیستی یا ویژگی های نمایشی دیگر چیدمان می شود. 
نکته دیگری که در این ابزار پیش بینی شده، نمایش کلیه فیلدهای مرتبط به یک نوع سند در ستون ها است. با استفاده از این قابلیت می توان به محتوای فیلدهای مرتبط با یک سند بدون ورود به سند دسترسی داشت. 
موارد 1 تا 5 از 21 مورد
 |<  < 1 - 2 - 3 - 4 - 5  >  >|