مهمترین مسئله ای که مدیران امروزی با آن مواجه هستند مدیریت زمان و مصرف بهینه آن است و بیشترین زمان نیز در جلسات مختلف برای تصمیم گیری در مسائل مهم سازمان مصرف میشود. برای دعوت به جلسات، مدیریت و هماهنگی حضور مدیران و کارشناسان، هماهنگی حضور افرراد جانشین، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات استفاده از یک ابزار الکترونیک و حرفه ای لازم است و سیستم مدیریت جلسات پیوست در راستای پاسخگویی به این نیاز طراحی شده و می تواند ابزاری در جهت بالابردن نظم و افزایش بهره وری سازمان باشد.
امکانات کاربردی سيستم
- پیاده سازی شده در محیط وب، مستقل از سیستم عامل و مرورگر
- تعریف تقویم های مختلف سازمانی
- تعریف صورت جلسات مختلف
- دعوت افراد به جلسه با ارسال یادداشت، ایمیل و پیام کوتاه
- یادآوری به افراد حاضر در جلسه قبل از برگزاری
- تنظیم صورت جلسه توسط منشی
- تنظیم لیست امضا کنندگان و ارسال صورت جلسه به کارتابل برای امضا
- تنظیم وظائف افراد شرکت کننده و ارسال یادداشت برای انجام کارها به کارتابلشان
- برنامه ریزی جلسات هفتگی/ماهانه وفق تقویم کاری واحدهای مختلف سازمانی
- کنترل و هشدار نسبت به همپوشانی مدعوین جلسات تنظیم شده
- گزارش جلسات برگزار شده در فاصله زمانی دلخواه
- گزارش مشارکت پست های مختلف در جلسات برگزار شده
- گزارش زمان رزرو شده جلسات مختلف در طول روز/هفته/ماه به تفکیک پست سازمانی
- تعیین منابع لازم (مکان و تجهیزات) برای هر جلسه و کنترل منابع مشترک
