مفاهيم اساسي مديريت الكترونيك مستندات

اسناد سازمانی، مدارک فنی و فرم های اداری بخش مهمی از اطلاعات سازمان ها و شرکت ها را تشکیل می دهند و بدین سبب نگهداری، حفاظت، انتشار و بهره برداری از آنها به یکی از دغدغه های اصلی سازمان ها تبدیل شده است و با توجه به توسعه روزافزون استفاده از فناوری های نوین و سیستم های مکانیزه، حجم این اطلاعات چه به شکل سنتی و کاغذی آن و چه به شکل الکترونیکی روز بروز افزایش یافته و اکنون این امر بعنوان یک چالش مهم رو در روی سازمان ها قرار گرفته است. هزینه های سنگینی که صرف تهیه انباره های اطلاعاتی با گنجایش و قابلیت اطمینان بالا می شود نمایانگر گوشه ای از این چالش می باشد. اکنون با وجود چنین حجم انبوهی از اطلاعات روش های سنتی نگهداری اسناد و مدارک تکافوی نیازمندی های جاری را نمی کند  و مشکلات فراوانی را فراروی سازمان ها قرار می دهد که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:

1- پراکندگی اسناد و مدارک در بایگانی های متعدد در بخش های مختلف سازمان
2- وجود نسخه های متعدد از یک سند و عدم هماهنگی در بروزرسانی اسناد.
3- در دسترس نبودن اسناد در هنگام نیاز به آنها
4- عدم مدیریت متمرکز بر نحوه دسترسی و بروزرسانی اسناد
5- عدم کنترل یکپارچه بر دسترسی مجاز به اسناد
6- عدم وجود سیستم های حفاظتی و پشتیبان در هنگام بروز حوادث غیرمترقبه
7- هزینه های فوق العاده بالا در نگهداری سوابق اسناد و مدارک

با توجه به موارد اشاره شده، اکنون استفاده از راه حل های مکانیزه بایگانی اسناد به یک ضرورت اجتناب ناپذیر بدل گشته است. این راه حل ها که مجموعه ای از امکانات سخت افزاری و نرم افزاری را در بر می گیرند ضمن حل مشکلات شمرده شده، مزایای فراوانی نیز برای سازمان ها فراهم می کنند که از آنجمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

1- صرفه جویی فوق العاده در حجم و فضاای بایگانی و مصرف کاغذ.
2- مجتمع سازی همه اسناد در یک مکان
3- حذف افزونگی اطلاعات
4- دسترسی سریع به هر سند دلخواه
5- امکان کنترل متمرکز بر دسترسی افراد به اسناد
6- امکان ثبت فعالیت ها و دریافت گزارشات متنوع از عملکرد افراد
7- امکان دریافت گزارشات تفصیلی و آماری از جنبه های مختلف بایگانی
8- امکان کار همزمان چند نفر روی یک سند
9- امکان انتشار اسناد

سیستم نرم افزاری مدیریت اسناد پیوست یک سیستم کاربردی جهت مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه های فنی  و فرم های اداری می باشد. این سیستم با توجه به ویژگی های و امکانات آن در دو شاخه کاربردی بشرح ذیل می تواند مورد استفاده قرار گیرد:
مدیریت اسناد : شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق نظیر کاربردهای تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش و مستندات ایزو.
بایگانی اسناد : شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیکی، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده.
ین سیستم با رعایت جوانب امنیتی و مجوزهای دسترسی امکان دستیابی از راه دور به اسناد را در اختیار کاربران خود قرار داده و با ثبت کلیه وقایع رخداده در سیستم امکان ممیزی عمکلرد کاربران را به مدیر سیستم می دهد. سیستم مدیریت اسناد پیوست  هم اکنون با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کاربران در کاربردهای نظامی، صنعتی و اداری کارایی خود را به لحاظ کاربردی، امنیت و کیفیت عملکرد در حجم بالا به اثبات رسانده است این سیستم همچنین با داشتن قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری پیوست، امکان حذف کاغذ از چرخه کاری سازمان ها را بیش از پیش فراهم می کند.
در ادامه به بررسی ویژگی های فنی و کاربردی سیستم مدیریت اسناد پیوست می پردازیم.

مشخصات فني
یکی از مشخصات مهم معماری سیستم های نرم افزاری پیوست، سرویس محور بودن آنها است و این به مفهوم استفاده از مجموعه اي از سرويس ها بصورت مولفه هاي نرم افزاري (Software Components) مي باشد. یکی از مهمترین اين سرويس ها عبارتست از سرويس مديريت الکترونیکی اسناد (Document Management Service) که بعنوان موتور اصلی سیستم مدیریت اسناد عمل می کند و ما آن را در این متن اختصارا e-DMS می نامیم. مشخصات و ویژگی های این سرویس بشرح ذیل می باشد. 
e-DMS يک سرویس بايگاني / آرشيو / مديريت اسناد است که جهت کاربردهاي توزيع شده و سازماني مبتني بر شبکه ، طراحي گرديده است. بعبارتي e-DMS راه ‌حلي براي سازماندهي ، مديريت و ذخيره‌سازي تمام انواع اسناد اداري و فرم‌هاي سازماني و نيز براي دسترسي کنترل شده آنها از درون يا بيرون سازمان مي‌باشد.
اين سرويس نرم افزاری عبارت است از مجموعه‌اي از مؤلفه‌هاي (Components) نرم‌افزاري که در قالب يک معماري چند لايه و ساختاری Object Oriented ، دسته‌اي از قابليت‌ها و ويژگي‌هاي لازم جهت مديريت چرخه حيات اسناد و موجوديت‌هاي سازماني (Enterprise Entities) را بصورت کلاس‌ها و Interface – هاي برنامه‌نويسي ارائه مي‌کنند.
اين ابزار در واقع وسيله ايست مخصوص طراحان، توسعه‌دهنده‌گان و برنامه‌نويسان که امر توليد و توسعه سيستم‌هايي را که به هر نحو با موجوديت‌هاي اطلاعاتي سر و کار دارند (‌نظير فرم‌هاي سازماني در سيستم اتوماسيون اداري، نامه‌ها در سيستم مکاتبات و دبيرخانه، انواع اسناد در سيستم‌هاي بايگاني، اسناد مالي در سيستم حسابداري، احکام کارگزيني در سيستم پرسنلي‌، خبرها در سيستم‌هاي اطلاعات و اخبار و ...) تسهيل کرده و موجبات توسعه به روش RAD (Rapid Application Development) را فراهم مي‌آورد و از طرف ديگر در صورت استفاده در يک سيستم جامع موجب يکپارچگي در سطح داده‌ها، موجوديت‌ها و سرويس‌هاي پايه‌اي (نظير ذخيره‌سازي‌، دسته‌بندي، جستجو، حفاظت، رديابي و ....) مي‌شود.
برای ارائه تعريف کاملی از e-DMS علاوه بر معرفی قابليت‌ها و جنبه‌های فنی آن (نظير معماری، مشخصات فنی) اشاره به کاربردهای آن نيز ضروری است. بدين جهت در ادامه ابتدا شرحی از برجسته‌ترين قابليت‌های سرويس، خواهد آمد و سپس اشاره‌هايی به ساختار فنی و نيز ابزار‌، محيط و روش توسعه آن خواهد شد در خاتمه نگاهی گذرا خواهيم داشت به برخی از سيستم‌های کاربردی که با کمک e-DMS توسعه يافته يا در حال توسعه‌اند.
سرویس الكترونيكي مديريت اسناد (e-DMS) در حوزه عملکرد خود شامل ويژگی‌های بسياری است، آنچه در اين بخش به آن اشاره می‌شود مهمترين ويژگي‌ها و قابليت‌هاي e-DMS به لحاظ کاربرد می‌باشد. اين ويژگی‌های برجسته عبارتند از:

پشتيباني از انواع قالب‌ها
e-DMS از اسنادي که داراي محتوا هستند پشتيباني مي‌کند . منظور از محتوا، رشته‌اي از داده‌هاست که مي‌تواند بر حسب اندازه و قالب متفاوت باشد.اسناد مي‌توانند شامل انواع محتوا‌هاي دلخواه يا انواع استاندارد محتوا (MIME) باشند. همچنين هر سند مي‌تواند حاوي چندين محتواي مستقل از هم باشد اين ويژگي براي حالاتي که سند ارائه کننده مجموعه‌اي از محتوا‌هاست (نظير اسناد داراي ضميمه) بسيار مفيد مي‌باشد.

از سوي ديگر اسناد مي‌توانند بدون محتوا باشند در چنين حالتي تنها ساختار سند و اطلاعات مربوطه مورد توجه است عموماً از اين نوع اسناد بعنوان فرم‌هاي سازماني ياد مي‌شود. در حالت کلي مي‌توان گفت اسناد محتوايي، اسناد ساختاري هستند که داراي يک يا چند محتوا مي‌باشند.
زير سند‌ها از ديگر مفاهيمي هستند که توسط e-DMS پشتيباني مي‌شوند. زير سند‌ها، سند‌هايي هستند که در يک رابطه ترکيبي با يکديگر سند واحدي را تشکيل مي‌دهند ( مانند يک پرونده که خود شامل چندين سند است) هر زير سند مي‌تواند چند محتوايي نيز باشد.

تعريف "نوع سند" (Document Type)
يکي از مهمترين و قويترين جنبه‌هاي e-DMS قابليت تعريف "نوع سند" (Document Type) آن است. اسناد چه از نوع ساختاري آن و چه محتوايي، داراي بخش مهمي بنام ويژگي‌ها (Attributes) مي‌باشند، ويژگي‌ها همان نقشي را براي سند ايفا مي‌کنند که فيلدها براي يک جدول اطلاعاتي دارند . يک "نوع سند" بوسيله ويژگي‌هاي آن بطور کامل تعريف مي‌شود. بعنوان مثال "نامه" يک نوع سند است که داراي ويژگي‌هاي شماره ثبت، مخاطب، فرستنده، تاريخ ارسال، عنوان نامه و ... مي‌باشد. نوع يک سند مي‌تواند کاملاً مستقل از محتواي آن باشد مثلاً يک سند نامه مي‌تواند از فايل Doc تشکيل شده باشد يا يک تصوير اسکن شده باشد. e-DMS اين اجازه را به کاربران خود مي‌دهد که هر نوع سند دلخواه متناسب با کاربرد خود را بتوانند تعريف کنند.

يکي از ويژگي‌هاي جالب توجه e-DMS در ارتباط با "نوع سند" مفهوم وراثت (Inheritance) مي‌باشد، بدان معنا که يک "نوع سند" مي‌تواند بخشي از ويژگي‌هاي خود را از "نوع سند" ديگر به ارث برده باشد. "نوع سند" با استفاده از مکانيزم ارث‌بري سند را از وضعيت عمومي به يک وضعيت خاص مي‌برد، بعنوان مثال سند‌ نامه داخلي در مکاتبات اداري يک نوع خاص از سند نامه است‌. استفاده از مکانيزم وراثت موجب ايجاد يک رابطه درختي ميان اسناد شده که اين امر خود، زمينه‌ساز استفاده از مفهوم ديگري بنام "چند شکلي" (Polymorphism) مي‌شود اين مفهوم باعث مي‌شود که هر عملي را که روي نوع عمومي مي‌توان انجام داد، روي انواع خاص نيز بتوان انجام داد. در مثال نامه ما اين امکان وجود دارد که عمليات جستجوي نامه، نامه‌هاي داخلي را نيز شامل شود.
برجستگي شاخص e-DMS در زمينه "نوع سند" نسبت به ديگر DMS- ها برخورداري از قابليت ارث‌بري چندگانه Inheritance) (Multiple که اجازه مي‌دهد يک سند بتواند از چند نوع سند متفاوت ارث ببرد و اين باعث ايجاد انعطاف فوق‌العاده در سازمان‌دهي اسناد مي‌شود.
در e-DMS يك "نوع سند" ريشه‌اي كاملاً مجرد (Abstract) وجود دارد كه تمام "نوع سند"هاي جديد بطور اتوماتيك (با واسطه يا بدون واسطه) از آن ارث مي‌برند و اين باعث ايجاد يك هم خانوادگي ذاتي ميان تمام اسناد موجود در حوزه e-DMS مي‌شود.

تعريف بايگاني
بايگاني نمودن سند از اولين قابليت هايي است که هر سيستم مديريت اسناد بايد ارائه کند. e-DMS نيز اين امکان را فراهم مي‌کند که اسناد را در يک ساختار درختي از پوشه‌ها بدون هيچگونه محدوديتي در سطح و عمق، بتوان نگهداري کرد. استفاده از درختواره پوشه‌‌ها علاوه بر دسته‌بندي فيزيکي اسناد امکان اعمال برخي سياست‌هاي کاري (‌نظير مسائل امنيتي‌) را بصورت يکجا به روي دسته‌اي از اسناد فراهم مي‌سازد. ساختار پوشه‌ها را مي‌توان بر‌اساس نوع اسناد، کاربرد آنها، محل استفاده آنها، سطح دسترسي و يا هر خصوصيت ديگري شکل داد.

محل‌هاي بايگاني (پوشه‌ها) نيز از مکانيزم وراثت سود مي‌برند بگونه‌اي که مي‌توان بسياري از خصوصيات هر پوشه را به زير پوشه‌هاي آن و نيز اسناد داخل آن منتقل نمود.
خصوصيات پوشه‌ها عبارتند از:"نوع سند"هاي معتبر، مدت زمان اعتبار، حجم مجاز محتويات، ميزان نگهداري سوابق، داخلي(Internal) بودن (نظير Recycle Bin)، خصوصي (Private) بودن ( نظير کارتابل شخصي) و نيز ويژگي‌هاي امنيتي آن.

دسته‌بندي(Classification)
دسته‌بندي (Classification) عبارتست از طبقه‌بندي اسناد بر اساس ويژگي‌هاي مشترک آنها در يک ساختار درختي‌. تفاوت ميان دسته‌بندي و بايگاني کردن اسناد در پوشه‌ها در اين است که در عمليات بايگاني، سند‌ها بطور فيزيکي در پوشه‌ها قرار مي‌گيرند و لذا هر سند تنها در يک پوشه قرار گرفته و حذف سند از پوشه به معناي حذف واقعي آن است در حالي که با اعمال دسته‌بندي روي اسناد، تنها، راه دسترسي (Short Cut) به اسناد مشابه, در کنار هم قرارمي‌گيرند. لذا ممکن است يک سند واحد در چندين پوشه دسته‌بندي ظاهر شود. در مقابل بايگاني فيزيکي، دسته‌بندي را مي‌توان بايگاني مفهومي ناميد. به يک تعبير مي‌توان گفت با انجام عمليات دسته‌بندي نما‌هايي از اسناد که بلحاظ مفهومي مشترک هستند تشکيل مي‌گردد.

تعداد دسته‌بندي‌ها در e-DMS نامحدود بوده و هر کاربر مي‌تواند براي خود دسته‌بندي‌هاي شخصي داشته باشد و از آنها براي دسترسي سريع به اسناد مورد نظر خود سود ببرد.

نگهداری نسخه‌ها (Versioning)
معمولاً در سازمان‌ها روي يک سند عمليات ويرايشي متعددي صورت مي‌پذيرد و اجراي هر ويرايش منجر به توليد نسخه (Version) جديدي از سند مي‌شود که در بسياري موارد نياز است چند يا همه نسخه‌هاي يک سند نگهداري شود.
e-DMS اين امکان را به کاربر مي‌دهد که بتواند هر تعداد از نسخه‌هاي يک سند را نگهداري کند. به اين شکل که مي‌توان مشخص نمود آيا اصولاً يک سند مشخص نيازي به نگهداري سوابق دارد يا خير و در صورت نياز چه تعداد از نسخه‌هاي سند نگهداري شود.
از آنجاييکه نگهداري نسخه‌هاي متعدد سند (بخصوص براي اسناد محتوايي) هزينه زيادي به لحاظ فضاي مورد نياز بهمراه دارد , اتخاذ تکنيک‌هاي مؤثر در کاهش بالاسري‌هاي مربوطه بسيار با اهميت است . يکي از اين تکنيک‌ها روشي بنام Delta Engineering مي‌باشد .  بدين مفهوم که همواره محتواي آخرين نسخه سند ذخيره‌سازي شده و در نسخه‌هاي بعدي تفاوت ميان دو نسخه نگهداري مي‌شود. به کمک الگوريتم‌هاي Delta Engineering اين تفاوت (Delta) کشف شده و براي بازسازي نسخه‌هاي بعدي استفاده مي‌شود.
علاوه بر تکنيک Delta engineering، سيستم مديريت اسناد پيوست , از تکنيک ديگري جهت بهينه‌سازي فضاي ذخيره‌سازي اسناد , بنام اشتراک محتوا (Stream Sharing) استفاده مي‌کند. از آنجائيکه محتواي بسياري از اسناد متفاوت  ممکن است بصورت تکراري وارد فضاي انباره اطلاعات شوند (مانند تصوير نشانه سازمان که در تمام اسناد سازمان وجود دارد) e-DMS با شناسايي موارد مشابه از تکرار شدن محتوا جلوگيري مي‌کند.
تکنيک Stream Sharing در يک محيط توزيع شده (Distributed) علاوه بر بهينه‌سازي حجم انباره باعث افزايش سرعت سيستم مي‌شود زيرا بجاي ارسال محتوا تنها hash-value آنها روي شبکه ارسال مي‌شود. از آنجاييکه ممکن است تعداد ارجاعات به يک محتوا به صفر برسد (‌بعنوان مثال حذف تمامي اسنادي که از يک محتواي مشترک استفاده مي‌کرده‌اند) يک مکانيزم جمع‌آوري زوائد (Garbage Collector) مسئول حذف محتواهاي بلا استفاده مي‌باشد.

مديريت کار گروهي (Team Working)
کار کردن روي اسناد در يک محيط توزيع شده مستلزم وجود قواعد و مکانيزم‌هايي جهت کنترل کار همزمان روي اسناد مي‌باشد. در همين رابطه e-DMS از تکنيک موسوم به Check In / Check Out استفاده مي‌کند. بدين ترتيب که کاربري که قصد ويرايش يک سند را دارد با استفاده از عمل check-out سند را به وضعيتي مي‌برد که در آن ، از کاربران ديگر امکان ويرايش سند سلب شده و آنها تنها قادر به رؤيت آخرين نسخه قبل از ويرايش خواهند بود. سپس کاربر check-out کننده پس از خاتمه عمليات ويرايش با اجراي عمل check-in سند را به وضعيت عادي برگردانده و امکان ويرايش آن را به ديگران خواهد داد. با اجراي يک سيکل check-out/check-in يک نسخه جديد از سند در سيستم ثبت خواهد شد. مکانيزم قفل کردن (Locking) سند از ديگر امکانات سيستم جهت کنترل کار گروهي روي سند مي‌باشد. با اجراي اين عمل، محتواي سند قفل شده قابل رؤيت نخواهد بود در حاليکه عنوان سند را در ليست اسناد مي‌توان ديد.

کنترل چرخه حيات(Life Cycle)
یک سند از ايجاد تا هنگام حذف مراحلي را طي مي‌کند که به آن اصطلاحاً چرخه حيات (Life Cycle) سند گفته مي‌شود. چرخه حيات اسناد در e-DMS بدينگونه است که سند پس از ايجاد، وارد حوزه Document Manager مي‌شود و با اختصاص پاره‌اي ويژگي‌هاي اساسي به آن (‌نظير كد شناسايي، عنوان، نوع سند، تاريخ ورود، وارد کننده و ...‌) در حالت نرمال قرار مي‌گيرد ورود به فضاي Document Manager مي‌تواند همراه با عمليات بايگاني باشد (‌اگر به سند يک محل بايگاني نيز اختصاص يابد) و يا اينکه مستقيماً به کارتابل کاربر مشخصي فرستاده شود (سومين موقعيت مکاني که سند مي‌تواند در آن قرار گيرد Recycle Bin مي‌باشد که به مفهوم حذف موقت سند مي‌باشد).پس از اين مرحله سند مي‌تواند به دفعات وارد سيکل check-out/check-in شده و نسخه‌هاي جديدتري بخود بگيرد. سند مي‌تواند چه در حالت نرمال و چه درحالت check-out در وضعيت قفل (Lock) قرار گيرد. همچنين سند ممکن است بواسطه اتمام مدت اعتبار و يا مستقيماً توسط کاربر راکد (Archive) شود. در صورت راکد شدن امکان بازيابي (Restore) آن نيز وجود دارد. عمل حذف به چرخه حيات سند پايان داده و آن را از حوزه Document Manager خارج مي‌کند.

تعريف ارتباط(Relation)
در اغلب موارد کاربردي، اسناد در يک سازمان مستقل از هم نيستند بلکه با هم ارتباطات مشخصي دارند. اين ارتباطات ممکن است عمومي باشند (‌نظير رابطه عطف و پيرو ميان نامه‌هاي اداري) و يا کاملاً خاص آن سازمان تعريف شوند. e-DMS اين امکان را به کاربران خود مي‌دهد که بتوانند مفهومي بنام رابطه (Relation) را تعريف کرده و به آن ويژگي‌هاي خاص آن را منتسب کنند. از جمله اين ويژگي‌ها مي‌توان به "نوع سند" هاي مجاز و نسبت عددي طرفين رابطه (ارتباط يک به يک، يک به چند، چند به چند)‌، نام رابطه، افراد مجاز استفاده از آن و ... اشاره کرد. يکي از انواع ارتباط بسيار مرسوم در کاربردها، پيوست مي‌باشد که توسط اين مکانيزم کاملاً پوشش داده مي‌شود.

امنيت (Security)
در سيستم مديريت اسناد پيوست چهار نوع دسترسي (Trustee) تعريف شده است که عبارتند از‌: کاربر(User) ، نقش (Role) ، واحد سازماني (Organization Unit) و دسترسي‌هاي شناخته شده (Well-known)‌.
کاربر (User)‌: يک کاربر معمولي که مي‌تواند با استفاده از کلمه عبور خود به سيستم login کند. يک کاربر مي‌تواند ايفا کننده هيچ يا چندين نقش که بوسيله ارتباط user/role تعريف شده است‌، باشد.
نقش (Role) : نقش روشي براي گروه‌بندي کاربراني است که در سازمان داراي وظيفه مشابهي هستند. نقش‌ها را مي‌توان داخل يکديگر تعريف نمود و به آنها ساختار درختي داد.
واحد سازماني (Organization Unit) : واحدهاي سازماني جايگزيني براي نقش‌ها هستند که مي‌توانند ارائه کننده ساختار سازماني باشند. کاربران و نقش‌ها را مي‌توان به واحد سازماني نسبت داد و واحد‌هاي سازماني را نيز مي‌توان متداخل تعريف نمود.
شناخته شده (Well-known): ارائه کننده دسترسي‌هاي شناخته شده داخلي نظيرeveryone, anonymous, system, owner ميباشد.
سياست امنيتي (Security Policy) بواسطه ترکيب اين چهار نوع دسترسي تعيين مي‌شود. بعنوان مثال حق اجراي يک عمل خاص روي يک شئ مشخص از يک واحد سازماني يا يک کاربر ناشناس (anonymous) سلب مي‌شود يا اجازه کاري روي چيزي به يک نقش خاص داده مي‌شود.

هدف از استفاده مکانيزم امنيتي اين است که مي‌خواهيم اشياء قابل حفاظت (Securable Objects) را در مقابل اعمالي که trustee- ها ممکن است انجام دهند حفاظت کنيم. در e-DMS اشياء قابل حفاظت عبارتند از : پوشه، سند، دسته‌بندي و "نوع سند". و مجوزها (Permissions) (‌عملياتي که مي‌توان آنها را روي اشياء قابل حفاظت مجاز يا غير مجاز دانست) بستگي به نوع شئ  قابل حفاظت خود دارند. بعنوان مثال، حذف (Delete) يک مجوز براي شئ سند است يا انتساب "نوع سند" معتبر مجوزي براي پوشه محسوب مي‌شود.

براي اشياء قابل حفاظتي که با يکديگر ارتباط سلسله مراتبي دارند (نظير ارتباط پوشه/ پوشه يا سند/ پوشه‌) مکانيزم وراثت مجوزها (Permission Inheritance) به ميزان زيادي زحمات مديريتي را کاهش مي‌دهد بعنوان مثال شما مي‌توانيد مجوز نوشتن(Write) در يک پوشه را از يک کاربر سلب کنيد و اين وضعيت را با استفاده از وراثت به تمامي زير پوشه‌هاي آن و اسنادي که داخل آن قرار مي‌گيرند تسري دهيد.
از ديگر قسمت‌هاي مکانيزم امنيتي e-DMS رمزنگاري (Encryption) محتوا (با استفاده از DES و الگوريتم‌هاي ديگر) است که داراي دو سطح مي‌باشد:
رمزنگاري با استفاده از کليد رمز (secret-key) داخلي سيستم که آنرا در مقابل کاربراني که دسترسي به فضاي انباره دارند (‌نظير domain administrator) حفاظت مي‌کند. رمزنگاري با استفاده از کليد رمز توليد شده توسط کاربر که از hash-value رمز عبور‌ها يا يک فايل کليد ايجاد شده توسط کاربر استخراج شده باشد. مکانيزم امنيتي سيستم مديريت اسناد پيوست را مي‌توان با سيستم امنيتي سيستم عامل مجتمع نمود.

رسيدگي به وقايع (Auditing)
يکي از مهمترين نياز‌هاي هر سازمان وجود امکان رسيدگي و بررسي عملکرد کارکنان آن سازمان است . بدين جهت هر فعاليتي در سرويس مديريت اسناد (‌و سرويس امنيت) بطور اتوماتيک ثبت شده و در هر لحظه قابل مشاهده و رسيدگي است. مدير مي‌تواند توسط ابزارهاي مناسب از اين اطلاعات‌، گزارشات مورد نياز خود را استخراج کند. امکان تنظيم نوع اتفاقات و مدت نگهداري آنها در سيستم وجود دارد.

ارجاع اسناد (Document Flow)
از ديگر نيازهاي اساسي سازمان‌ها وجود امکان حرکت و گردش اسناد مي‌باشد. در e-DMS با اختصاص يک پوشه شخصي به هر کاربر بنام کارتابل اين امکان فراهم گرديده است که اسناد را بتوان در اين پوشه‌هاي شخصي قرار داد و با استفاده از آن عمليات ارسال سند ميان کاربران را محقق ساخت. ماداميکه سند داخل کارتابل شخصي يک کاربر قرار دارد، ديگر کاربران امکان ديدن و دسترسي به آن را نخواهند داشت.

تعيين طول عمر(Life Time)
اغلب اينگونه است که اسناد را در سازمان‌ها براي مدت محدودي نگهداري مي‌کنند و پس از انقضاء مدت مشخص شده يا آنها را معدوم کرده و يا به بايگاني راکد منتقل مي‌نمايند. بدين منظور يک ويژگي بنام طول عمر براي اسناد در نظر گرفته شده است که بر اساس آن مشخص مي‌شود پس از چه مدتي سيستم مي‌تواند اسناد را به طور اتوماتيک به  بايگاني راکد منتقل کند. اين ويژگي براي پوشه‌ها نيز در نظر گرفته شده و با استفاده از آن مي‌توان امر تعيين مدت اعتبار اسناد را تسهيل نمود.

ثبت تعداد مراجعه(Hit Count)
سيستم مديريت اسناد پيوست با ثبت تعداد ارجاعات به سند ضمن اينکه اطلاعات مفيدي را به کاربران منتقل مي‌کند
(بعنوان مثال تعداد رجوع به اخبار در يک سيستم خبر مي‌تواند بيانگر اهميت و جالب توجه بودن آن خبر باشد) مي‌تواند معيار بسيار مناسبي در اولويت‌بندي ليست خروجي جستجوي اسناد نيز ارائه کند.

استفاده بهينه از منابع (Resource Optimization)
يکي از بارزترين برجستگي‌هاي e-DMS نسبت به ساير محصولات، استفاده بهينه آن از منابع سيستمي (‌نرم‌افزاري و سخت‌افزاري) مي‌باشد. برخي از نمونه‌هاي اين بهينه‌سازي عبارتند از:

• طراحي مؤلفه سرويس دهنده بصورت Multi-thread ( تست شده روي سرورهاي Intel Xeon با چهار پردازشگر).
• استفاده از مکانيزم smart caching هم در سمت سرويس دهنده و هم در سمت سرويس گيرنده.
• طراحي مؤثر ساختار Database در طبقه‌بندي و استفاده بهينه از فضاي در اختيار، متناسب با نوع داده‌ها بصورت زير:
  1. فضاي بزرگ و عادي‌: جهت ذخيره‌سازي داده‌هاي عادي و محتواي فايل‌ها.
  2. فضاي کوچک و سريع: جهت ذخيره‌سازي جداول ايندکس.
  3. فضاي امن‌: جهت ذخيره‌سازي داده‌هاي آرشيو نشده و transaction- ها.

·         سيستم مديريت اسناد اين توانايي را دارد که با تحليل درخواست‌هاي جستجوي سرويس گيرنده‌ها و تشخيص اتوماتيک جستجوهاي پرکاربرد، نتايج آنها را براي استفاده‌هاي بعدي ذخيره‌سازي کند.

·     e-DMS قادر است با کنترل آداپتورهاي متعدد شبکه موجود در سرور، به در‌خواست‌هاي متفاوت پاسخ گويد. بعنوان مثال در حاليکه از يکي از آداپتورها براي انجام فعاليت‌هاي عادي استفاده مي‌کند از ديگري براي
ارسال/ دريافت محتواي فايل‌هاي بزرگ بهره گيرد و به اين ترتيب از اثرات نامطلوب انتقال حجم زياد داده روي عملکرد کلي سيستم جلوگيري کند.

e-DMS بصورت دو بخش مرتبط به هم در قالب دو دسته مؤلفه‌هاي سرويس ‌دهنده (Server Components) و سرويس گيرنده (Client Components) طراحي شده است بگونه‌اي که مولفه سرويس گيرنده روي ايستگاه کاري در مجاورت برنامه کاربردي قرار گرفته و مؤلفه سرويس دهنده روي ماشين Server و در صورت نياز در کنار پايگاه داده مستقر مي‌شود. شکل زير شِماي قرارگيري مؤلفه‌ها در شبکه را نشان مي‌دهد.

جامعیت سیستم
یکی از ویژگی های مهم یک سیستم مدیریت اسناد برخورداری شرکت ارائه کننده آن از یک مجموعه سیستم یکپارچه از برنامه های کاربردی مورد نیاز در سایر حوزه های اداری/مالی/منابع انسانی می باشد که وجود پنین شرایطی می تواند بعنوان یک برگ برنده در انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد مد نظر قرار گیرد. گروه نرم افزاری پیوست، این محیط یکپارچه و جامع را که سازمان الکترونیک پیوست نامیده می شود در اختیار داشته و هم اکنون در بسیاری از سازمان های دولتی و خصوصی با گرایش های کاری متنوع  اعم از خدماتی / صنعتی / نظامی / علمی آموزشی / مهندسی مورد استفاده است.