اتوماسيون اداري پيوست

سيستم اتوماسيون اداري پيوست واجد ويژگي ها و شرايطي است که مي توان ادعا نمود در کمتر سيستمي اين ويژگي ها را مي توان يکجا ديد. در يك نگاه كلي مي توان ويژگي هاي كاربردي و كليدي سيستم اتوماسيون اداري پيوست را در موارد ذيل خلاصه نمود:

• پوشش دهي به كليه نيازها و الزامات امور اداري در سازمان ها از طريق در اختيار قرار دادن ليست كاملي از امكانات و ابزارها .
• قابليت بكارگيري سيستم در شرايط كاري متفاوت، از نيمه مكانيزه تا تمام مكانيزه.
• قدرت تطبيق سيستم با فرآيندهاي واقعي مكاتبات و امور اداري در سازمان مورد استفاده..
• راحتي كاربر در استفاده از سيستم و يا اصطلاحا User Friendly بودن.
• عملكرد بسيار مطلوب به لحاظ سرعت و پايداري، عملكرد مستقل از تعداد كاربران و حجم تراكنش ها.
  
  

ويژگي هاي شاخص اتوماسيون اداري پيوست

ويژگي هاي شاخص و برجسته اتوماسيون اداري پيوست را از جنبه هاي تحليلي، فني و جامعيت بشرح ذيل مي توان مورد بررسي قرار داد

نگرش مبتني بر کارتابل

در سيستم اتوماسيون اداري پيوست، کارتابل بعنوان محلي براي دريافت و ارسال کارهاي اداري ( اعم از ارجاعات مرسوم مکاتبات و يا هر کار ديگر) در مرکز توجه سيستم قرار مي گيرد و فرايندهاي اداري از طريق کارتابل، مديريت، اجرا، پيگيري و پايش مي شوند. در سيستم هاي مبتني بر کارتابل، نامه با سند يا هر فرم اداري ديگر تفاوتي نداشته و همه آنها بعنوان ورودي هاي کارتابل، از سرويس ها و قابليت هاي آن بهره مي برند. در مقابل اين نگاه، نگرش دبيرخانه اي قرار دارد که در آن نامه و عمليات پيرامون آن محور قابليت هاي سيستم قرار مي گيرد.

قابليت خودکار سازي کارتابل

دارنده کارتابل مي تواند با تعريف قواعد دلخواه بر حسب ورودي ها و نيز نوع کار، عمليات مورد نظر را به خود کارتابل سپرده، بطوريکه در غياب شخص، کارتابل به نيابت از وي، کارهاي وي را بطور اتوماتيک انجام دهد.

انجام غير برخط عمليات

مي توان در شرايط عدم اتصال به سرويس دهنده سيستم اتوماسيون، بخشي از عمليات را بصورت غيربرخط (Offline) انجام داده و سپس پس از اتصال به سرويس دهنده، کارتال را بروز نمود.

قابليت استفاده چندزبانه

دو کارتابل در آن واحد مي توانند با دو زبان مختلف با هم ارتباط کاري برقرار کنند بگونه اي که بجز متن هاي تايپ شده مستقيم، کليه پيغام ها، دستورات و سيگنال ها به زبان کارتابل مخاطب، تبديل و ارسال مي شود. ( توجه داشته باشيد که در سيستم هاي چند زبانه مرسوم، همه کارتابل ها از زبان تنظيم شده يکسان استفاده مي کنند)

استفاده توآم از طريق محيط هاي Web و Windows

با توجه به معماري بکار رفته در طراحي سيستم، دو کارتابل با شرايط کاري کاملا متفاوت ( بعنوان مثال يکي از طريق محيط Windows و ديگري Web ) مي توانند همزمان با هم ارتباط کاري برقرار نمايند در صورتيکه معمولا سيتم هاي اتوماسيون اداري يا کاملا تحت وب توسعه داده مي شوند و يا صرفا تحت ويندوز. به جنبه فني اين ويژگي در بخش مربوط به معماري اشاره بيشتري خواهد شد

قابليت الحاق برنامه هاي کاربردي

کارتابل در اتوماسيون پيوست به نوعي ديده شده است که سرويس هاي روتين آن نظير ارجاع، بايگاني، پيگيري، حذف، نمايش، اقدام و ... قابل ارائه به هر ورودي جديد که توسط يک سيستم غريبه توليد شده است نيز مي شود ( البته طبق پروتکلي که بايد توسط سيستم مهمان رعايت شود تا آن سيستم بعنوان يک سيستم الحاقي پذيرفته شود)

برخورداري از معماري مبتني بر سرويس

سيستم اتوماسيون اداري پيوست با برخورداري از معماري چندلايه مبتني بر سرويس، توانسته است به مزاياي مترتب بر اين نوع معماري دست يابد. اين مزايا عبارتند از:

• اندازه پذيري ( scalability ) به مفهوم قابليت پشتيباني از تعداد نامحدود كاربر وحجم بالاي تراكنش به طور همزمان.
• کيفيت عملکرد (performance) دارا بودن حد قابل قبولي از سرعت، دقت و کيفيت عملکرد در شرايط عملياتي
• پايداري ( (stability عدم افت شاخص هاي كيفي در شرايط كاربري سنگين.
• انطباق ( compatibility) منطبق بودن بر استانداردهاي نرم افزاري به لحاظ چارچوب هاي تكنولوژي.
• نگهداري (maintainability ) قابليت نگهداري، بروز رساني و ارتقاء سيستم.

برخورداري از ملاحظات امنيتي

نحوه سازماندهي مولفه ها و اجزا در سيستم تاثير قابل توجهي در امنيت يک سيستم نرم افزاري خواهد داشت. معماري خاص بکار رفته در سيستم پيوست موجب شده اين سيستم به لحاظ مسائل امنيتي حائز برجستگي هاي ويژه اي شود که موجب گرديده است بتواند از پس آزمايش هاي متنوع و جدي امنيتي(Pen Test) سربلند بيرون آيد، گواه اين مدعا تاييد و استفاده از آن در مراکز حساس كشوري است.

جامعيت سيستم

يکي از ويژگي هاي مهم يک سيستم اتوماسيون اداري برخورداري شرکت ارائه کننده آن از يک مجموعه سيستم يکپارچه از برنامه هاي کاربردي مورد نياز در ساير حوزه هاي اداري/مالي/منابع انساني مي باشد که وجود پنين شرايطي مي تواند بعنوان يک برگ برنده در انتخاب يک سيستم اتوماسيون اداري مد نظر قرار گيرد. گروه نرم افزاري پيوست، اين محيط يکپارچه و جامع را که سازمان الکترونيک پيوست ناميده مي شود در اختيار داشته و هم اکنون از آن در بسياري از سازمان هاي دولتي و خصوصي با گرايش هاي کاري متنوع اعم از خدماتي / صنعتي / نظامي / علمي آموزشي / مهندسي بهره برداري مي گردد.

امکان استفاده در آرايش هاي متنوع سخت افزاري

استفاده از معماري چند لايه اين قابليت را به اتوماسيون پيوست مي دهد که بتوان آن را در آرايش هاي (Deployment) متنوع سخت افزاري مورد استفاده قرار داد، بعنوان مثال با امکان جداسازي دستگاه هاي سرويس دهنده اصلي، سرويس دهنده پايگاه داده، و سرويس دهنده وب ، مي توان کيفيت، سرعت و امنيت را بطور همزمان ارتقاء داد و يا با استفاده از انباره هاي اطلاعاتي عظيم، نگراني از رشد فزاينده اطلاعات را از بين برد.

برخورداري از تکنولوژي هاي روز توسعه

تکنولوژي بکاررفته در توسعه اتوماسيون اداري پيوست، آخرين دستاورد شرکت نرم افزاري Microsoft يعني .Net Technology مي باشد. اين تکنولوژي براي توليد کنندگان سيستم هاي نرم افزاري بعنوان يکي از بهترين گزينه هاي توليد و توسعه سيستم مطرح مي باشد. با توجه به ارائه نسل هاي جديد اين تکنولوژي و نيز ابزارهاي قدرتمند همراه آن، مي توان از هم اکنون منتظر ارائه قابليت هاي ارتباطي جديدتري در سيستم اتوماسيون اداري پيوست بود.

جدول زير مشخصات فني سيستم پيوست را بطور خلاصه نشان مي دهد

قابليت ها و امکانات

• اطلاعات پايه :

1) امكان تعريف دبيرخانه هاي متعدد

2) امكان تعريف دفاتر ثبت در هر دبيرخانه

3) امکان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مکاتبه در خارج از سازمان

4) امکان تهيه قالب هاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره

5) امکان تعريف شيوه ارسال نامه (دستي- پيک- ارباب رجوع- پست)

6) امکان تعريف انواع دلائل ارجاع

7) امکان تعريف موضوعات پر تکرار

8) امکان تعريف الگوهاي متعدد شماره نامه

9) امكان تعريف گروه گيرندگان نامه

10) امكان تعريف گروه هاي ارجاع

11) امكان تعريف كليد واژگان

• ايجاد وثبت نامه:

1) امکان ايجاد نامه هاي صادره، وارده و داخلي در سيستم

2) امکان اسکن نامه ها و پيوست هاي نامه

3) امکان الصاق انواع فايل ها به عنوان پيوست نامه شامل فيلم، صوت، تصوير ومتن

4) امکان ايجاد ارتباط ما بين نامه هاي پيرو، بازگشتي و عطف

5) امکان ثبت نامه با تاريخ شمسي يا ميلادي

6) امکان ارسال و دريافت نامه از طريق فکس

7) امکان ارسال و دريافت نامه از طريق e-mail طبق پروتکل ece

8) امکان اصلاح مشخصات و محتواي نامه

9) امكان رزرو شماره نامه

10) امكان تايپ و ويرايش نامه ها در داخل برنامه (براي نامه هاي داخلي و صادره)

11) امکان انتساب کلاسه و موضو.ع بايگاني به نامه

12) امكان چاپ نامه

13) امكان انتساب كليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجو نامه

14) امكان ايجاد نامه پيش نويس (Draft) و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي (براي نامه صادره و داخلي)

15) امكان ثبت نامه هاي مشابه و ثبت دبيرخانه مركزي

16) جلوگيري از ثبت نامه هاي تکراري

17) امکان تعيين مهلت براي پاسخ نامه

18) امکان مشاهده نامه هاي ثبت شده بر حسب دفاتر ثبت و ثبت کننده ها

19) امکان ارسال اصلاحيه نامه به کارتابل گيرندگان پس از اصلاح

• ثبت الكترونيكي:

1) ثبت نامه و ديگر فرم هاي اداري بوسيله ساير نرم افزارها از طريق يک Agent الکترونيکي

2) امكان استفاده از Agent بصورت Web Services از داخل برنامه هاي ASP و ASP.Net

3) امكان ارسال اتوماتيك نامه هاي ثبت شده از طريقAgent به کارتابل مقصد

• عمليات ارجاع:

1) امکان ارجاع نامه به پست هاي مجاز در درون سازمان

2) امکان ارجاع اتوماتيک بر اساس شرايط تعريف شده در کارتابل

3) امکان ارجاع نامه پيش نويس

4) امکان هامش نامه بصورت متني

5) امکان هامش نامه بصورت صوتي

6) امکان هامش نامه با استفاده از قلم نوري

7) امکان ارجاع نامه به چندين مخاطب (به عنوان مثال به يک گروه مکاتبه تعريف شده در سيستم)

8) امكان تعيين مهلت براي ارجاع

9) امكان باز پس گيري ارجاع

10) امكان گفتگوي الكترونيكي طرفين ارجاع

11) امكان يادداشت گذاري شخصي روي ارجاع

12) امكان ارسال رونوشت از ارجاع

13) امكان تهيه بايگاني شخصي از ارجاعات

14) امكان انتساب اولويت به ارجاع

15) امكان تعيين نوع ارجاع

16) امكان تعيين سطح محرمانگي ارجاع

17) امکان مشاهده درختواره ارجاعات

• کاربران و چارت سازماني :

1) امکان تعريف چارت سازماني، واحدها، مديريت و سمت هاي مربوط به هر واحد

2) امکان تعريف کاربران سيستم به همراه سمت سازماني

3) امکان اختصاص رتبه به سمت هاي سازماني و جابجايي واحد ها در چارت سازماني

4) امکان انتساب کاربر به چند واحد سازماني

5) امکان تعريف دسترسي ها وتعيين محدوده مجاز اجراي عمليات براي کاربران

6) امکان مشخص کردن اينکه هر کاربر به کداميک از کاربران ديگر مي تواند ارجاع بزند

7) امکان تعريف گروههاي کاري

8) امکان تعريف گروه هاي مکاتباتي و انتساب کارکنان به اين گروه ها جهت تسهيل مکاتبات داخلي و ارجاعات دسته جمعي

9) امکان نگهداري تصوير امضاء کاربران (دو نمونه امضاء)

• گزارش گيري:

1) امکان دريافت گزارشات مديريتي از عملکرد کارتابل پرسنل

2) امکان تهيه گزارش از درختواره ارجاعات نامه

3) امکان دريافت گزارشات دبيرخانه اي

4) امکان دريافت گزارشات از نامه هاي در انتظار پاسخ

5) امکان دريافت گزارشات آماري و نموداري به تفکيک واحدها و افراد

6) امکان دريافت گزارش پست ها و واحدهاي سازماني

7) امکان چاپ نتايج گزارش ها

8) امکان ذخيره سازي خروجي گزارشات بصورت فايل

• جستجو:

1) امكان جستجوي نامه ها براساس اطلاعات متني

2) امکان جستجوي نامه ها بر اساس کليد واژگان

3) امکان جستجوي نامه ها بر اساس اطلاعات دبيرخانه اي ( ثبت کننده، تاريخ و شماره و دفتر ثبت )

4) امکان جستجو بر اساس فرستنده / گيرنده نامه

5) امکان جستجو بر اساس مشخصات بايگاني ( کلاسه، موضوع، محل بايگاني )

6) امکان جستجو به تفکيک کارتابل / حوزه مديريت / دبيرخانه

• امنيت:

1) امکان ثبت عمليات انجام شده توسط افراد مختلف در log file

2) امکان مشاهده log file

3) امكان نمايش كاربران وارد شده و خارج شده و كاربراني كه سعي در ورود داشته اند ولي موفق نشده اند

4) امکانات فيلترينگ در مشاهده Log File

5) امکان تهيه گزارش از log file

6) امکان جستجو در اطلاعات log file

7) امکان تعريف سطوح دسترسي و نوع عمليات مجاز توسط کاربران

8) امکان تعيين نقش براي افراد

• کارتابل:

1) وجود کارتابل جاري بازاء هر پست تعريف شده در چارت سازماني

2) تفکيک کارتابل جاري بر حسب نوع ورودي هاي کارتابل

3) وجود کارتابل در دست اقدام با قابليت سفارشي شدن آن براي هر کاربر

4) وجود کارتابل پيگيري براي هر يک از کاربران جهت رهگيري ارجاعات انجام شده

5) امکان نظارت برکارتابل افراد زيرمجموعه

6) امكان خودكارسازي عمليات كارتابل

7) امكان تفويض كارتابل

8) امکان دسته بندي ورودي هاي داخل کارتابل بر اساس ويژگي هاي مختلف

9) امکان سفارشي سازي نحوه نمايش ليست ورودي هاي کارتابل

10) امكان تهيه بايگاني اختصاصي/شخصي/سازماني از محتويات كارتابل

11) امکان مشاهده تاريخچه کارتابل

12) امکان دريافت گزارش نموداري از محتويات کارتابل

13) امکان استفاده از کارتابل تحت وب

14) امکان غيربرخط سازي کارتابل

15) امکان استفاده از کارتابل بصورت دوزبانه

16) امکان فيلترگذاري روي کارتابل

• يادداشت اداري

1) امکان مکاتبه کاربران با يکديگر مستقل از روالهاي گردش نامه از طريق يادداشت اداري

2) وجود پوشه مستقل براي يادداشت هاي اداري در کارتابل هر کاربر

3) امکان الصاق انواع فايل هاي متني / صوتي / تصويري بعنوان پيوست يادداشت

4) امکان ارجاع يادداشت اداري

5) امکان پيگيري يادداشت هاي اداري ارجاع شده

6) امکان بايگاني يادداشت ادري

7) امکان استفاده از رمز دوم براي مشاهده يادداشت هاي مستقيم

• فرم هاي اداري

1) امکان ايجاد انواع فرم هاي اداري (مرخصي، ماموريت و ...)

2) امکان تعريف انواع فيلدهاي اطلاعاتي براي فرم

3) امکان طراحي قالب نمايش براي فرم

4) امکان تعريف روالهاي تاييدهاي يک فرم

5) امکان طراحي قالب فرم با استفاده از Microsoft Word و انتساب آن به نوع فرم

6) امکان انتساب مستقل يک نوع فرم به چندين روال يا يک روال به چندين نوع فرم

7) امکان ايجاد يک فرم اداري بر اساس انواع تعريف شده و به گردش انداختن آن بر اساس روال انتخاب شده

8) امکان تهيه تصوير فرم اداري از روي محتواي آن

9) امکان انجام عمليات بايگاني و ارجاع روي فرم هاي اداري ثبت شده

10) امکان اختصاص دفتر ثبت و الگوي شماره گذاري به هر نوع فرم

11) امکان ثبت خودکار فرم اداري بعد از آخرين تاييد

12) امکان اختصاص نوع فرم اداري مورد نظر به يک يا چند واحد سازماني

13) امکان الصاق انواع فايل به فرم هاي اداري بعنوان پيوست

14) ارسال اتوماتيک يادداشت اداري براي کاربر درخواست کننده در صورت عدم تاييد آن

• سيکل توليد نامه

1) امکان توليد نامه از مرحله تهيه پيش نويس، تايپ، پاراف و امضاء در يک سيکل الکترونيکي

2) امکان تفويض امضا توسط امضا کننده نامه

3) امکان تفويض اتوماتيک امضا از طريق عمليات اتوماتيک

4) امکان اعطاي مجوز حذف پيش نويس نامه در هر مرحله بر اساس تنظيمات مديريتي

5) امکان مشاهده سوابق نامه بطور همزمان با متن نامه

6) امکان مشاهده مراحل طي شده نامه پيش نويس

7) امکان مشاهده تصوير نامه و اصلاح آن قبل از انتساب تصوير به نامه

8) ارسال اتوماتيک يادداشت اداري براي کاربر تهيه کننده نامه در صورت حذف آن توسط کاربر ديگر

• بايگاني سازماني

1) امکان تعريف بايگاني براي هر واحد سازماني بطور مستقل

2) امکان بايگاني کليه اسناد و مدارک موجود توسط مديران و مسوولين دفاتر در سازمان

3) امکان مشاهده محل بايگاني نامه ها توسط هريک از کاربران

4) امکان اعطاي مجوز مشاهده، ورود و حذف از بايگاني به ساير کاربران

• ليست هاي شخصي

1) امکان تهيه ليست شخصي گيرندگان ارجاع

2) امکان تهيه ليست شخصي گيرندگان پيغام

3) امکان تهيه ليست شخصي دستورات ارجاع

4) امکان تهيه ليست شخصي عبارات اقدام

5) امکان تهيه ليست شخصي جملات پرتکرار

6) امکان تهيه ليست شخصي متون دستنويس

• تنظيمات

1) امکان تنظيمات در سه سطح مديريت سيستم، مديريت دبيرخانه و تنظيمات شخصي

2) امکان تنظيم کارتابل شامل موارد زير

• نمايش يا عدم نمايش چارت سازماني هنگام ارجاع
• مجوز حذف از کارتابل در صورت اقدام
• امکان چاپ محتواي نامه براي کليه افراد

3) امکان تنظيم آيتمها در چرخه توليد نامه شامل موارد زير

• استفاده از تايپ متمرکز
• استفاده از تايپ متمرکز
• امکان حذف نامه پيش نويس براي کليه کاربران
• امکان تنظيم محدوديت در انتخاب رونوشت گيرندگان
• امکان استفاده از رمز ديجيتال هنگام امضاي نامه
• امکان تعيين ثبات نامه هاي صادره و داخلي در گردش

4) تنظيمات در سطح مديريت دبيرخانه شامل

• امکان اسکن رنگي تصاوير
• قرار دادن محدوديت برگيرندگان اصلي نامه
• تعيين الزام ارسال نامه ها پس از ثبت
• جلوگيري از ثبت نامه هاي بدون موضوع
• جلوگيري از ثبت نامه هاي وارده بدون تصوير
• امکان استفاده از شماره نامه وارده براي نامه جوابيه
• جلوگيري از ثبت نامه ها بدون تاييد دفتر ثبت و قالب شماره
• امکان تعيين نوع طرفهاي مکاتبه پيش فرض .

5) تنظيمات شخصي توسط کليه کاربران شامل تنظيم کارتابل، نامه و ارجاع

• امکان نمايش کارتابل در حالت ارجاع، اقدام يا نمايش
• امکان نمايش سيگنال در کارتابل کاربر هنگام دريافت مکاتبات
• امکان ارسال يک نسخه از نامه براي تهيه کننده يا امضا کننده ناه پس از ارسال آن
• امکان مشاهده پيش نمايش نامه در حالت مشاهده محتوا
• امکان حذف مکاتبه از کارتابل پس از ارجاع آن
• امکان پيگيري وضعيت مکاتبه پس از ارجاع آن توسط کاربر فرستنده ارجاع

ساير ويژگي ها:

1) امکان استفاده از سيستم پيغام رساني

2) امکان استفاده از تقويم و سررسيد سازماني

3) امکان ارتباط با ساير برنامه هاي مالي /اداري/ منابع انساني پيوست

4) Keyboard Based بودن اغلب فرم ها و منوهاي سيستم

5) امکان نصب اتوماتيک سيستم روي همه سرويس گيرنده ها