سیستم جامع اتوماسیون صرافی

پورتال سیستم صرافی
عبارتست از یک درگاه روی وب که مشتری ها از طریق آن درخواست خود را ثبت کرده و نیز پیگیری های مربوط به وضعیت درخواست را انجام می دهند

سیستم مدیریت گردش حوالجات
مدیر سیستم به کمک این بخش، قادر خواهد بود نحوه گردش کار درخواست حواله را تا مرحله تایید و صدور آن، تعریف کند. با توجه به پویایی و امکانات این سیستم، هر نوع تغییری در روال گردش کار با توجه به تغییرات شرایط کاری امکان پذیر خواهد بود.

سیستم کارتابل الکترونیک
با کمک این سیستم می توان برای هر یک از متصدیان تایید و صدور حواله، اعم از مدیر و یا کارشناس، کارتابلی را بصورت الکترونیکی اختصاص داد. متصدیان از طریق این کارتابل می توانند کل فرایند رسیدگی تا مرحله صدور را اجرا و نیز مانیتور نمایند. با توجه به تحت وب بودن کارتابل، می توان کل عملیات را صرفنظر از پراکندگی جغرافیایی شعب، بصورتی یکپارچه به انجام رساند.

سیستم مالی صرافی
این بخش از سیستم اتوماسیون صرافی، عملیات مالی و تراکنش های مربوطه را به انجام می رساند. ثبت در سیستم مالی، صدور فاکتورهای فروش ارز و نیز صدورمکانیزه  اسناد حسابداری مربوطه از جمله عملیات انجام شده توسط این بخش از سیستم می باشد.

سیستم بایگانی مکانیزه
وطیفه بایگانی کردن کلیه اسناد، مدارک و فرم های تولید شده و یا استفاده شده در طی فرایند، بعهده این بخش از سیستم خواهد بود. کلیه اسناد مثبته و تصاویر مدارک مالی در پرونده هایی که ویژه هر مشتری، تعریف شده است، بایگانی گردیده  و عنداللزوم در اختیار استفاده کنندگان قرار خواهد گرفت.

شرح عملیات
مراحل انجام عملیات سیستم بشرح ذیل می باشد
1) متقاضی با ورود به پرتال، اقدام به ثبت نام می کند. وی در این مرحله اطلاعات شناسنامه ای، اقتصادی و ارتباطی خود را به سیستم معرفی کرده و مجوز کاربری خود را دریافت می کند.
2 ) متقاضی با استفاده از مجوز دریافت شده پس از ثبت نام، اقدام به ثبت درخواست صدور حواله ارزی می نماید. اطلاعات وارد شده توسط مشتری شامل اطلاعات ذینفع حواله، اطلاعات نحوه تحویل وجه، مشخصات ارز و نحوه تسویه خواهد بود سیستم در این مرحله یک کد رهگیری جهت پیگیری های بعدی مشتری به وی اختصاص می دهد.
3 ) درخواست ثبت شده در قالب یک فرم به به سیستم اتوماسیون صرافی ارسال می شود.
4 ) فرم درخواست حواله طبق روال تعریف شده در بخش مدیریت گردش حوالجات، جهت بررسی و تایید به کارتابل مسئولین ارسال می شود.
5 )  پس از تایید نهایی حواله توسط مسئولین امور مالی و حسابداری، فرم مزبور به سیستم مالی معرفی شده و عملیات صدور فاکتور فروش ارز و سند حسابداری مربوطه به انجام می رسد.
6 ) فاکتور ایجاد شده با روش مورد نظر مشتری ( ایمیل، فکس و یا ارسال فیزیکی ) برای وی ارسال می شود..
7 ) فرم درخواست، فاکتور، سند حسابداری، حواله صادر شده و هر نوع اطلاعات محتوایی دیگر در پرونده الکترونیکی مشتری که در سیستم بایگانی الکترونیکی برای وی تعریف شده است، بایگانی می گردد.
8 ) حواله صادر شده به کمک اتوماسیون تحت وب به کارتابل کارگزار یا نماینده خارجی ارسال می شود.
9 ) کارگزار پس از بررسی حواله و تامین وجه، اقدام به واریز مبلغ مشخص شده در موعد مقرر می نماید.
10) کارگزار تاییدیه و اعلامیه واریز را جهت اعلام به حسابداری یه سیستم اتوماسیون ارسال می کند ( به کمک ایمیل، فکس و یا استفاده از کارتابل تحت وب ). مشتری و ذینفع نیز به نحو مقتضی در جریان واریز قرار می گیرند.
11) حسابداری پس از دریافت تاییدیه در کارتابل خود اقدام به پاس کردن حواله و صدور اسناد حسابداری مربوطه می کند.
12) متقاضی صدور حواله با استفاده از کد رهگیری خود در پورتال می تواند در هر لحظه از وضعیت درخواست خود مطلع شود.

قابلیت ها و امکانات

1- عمومی

امکان سرویس دهی آنلاین و راه دور به مشتریان و متقاضیان صدور حواله ارزی
پوشش دهی کلیه مراحل نظام گردش کار عملیاتی صرافی بصورت الکترونیک
جلب رضایت مشتریان با اطلاع رسانی مطلوب از وضعیت تقاضای ارزی در هر لحظه.
امکان نگهداری سوابق مشتریان در قالب پرونده های الکترونیک.
امکان انجام عملیات اداری بصورت پراکنده و راه دور در قالب شعب غیر متمرکز.
امکان تغییر و بهینه سازی فرایند گردش کار جهت تسریع در امر رسیدگی، تایید و صدور حواله.
ثبت کلیه فعالیت ها در سیستم جهت دریافت گزارشات مدیریتی از عملکرد کارکنان.

2- بخش پورتال
امکان ثبت نام مشتریان و متقاضیان
امکان ثبت درخواست های صدور حواله برای مشتریان مجاز
امکان پیگیری وضعیت صدور حواله با کمک کد رهگیری
امکان مشاهده سوابق درخواست ها و حوالجات صادر شده برای خریدار

3- بخش مدیریت گردش حوالجات
امکان طراحی انواع فرم های درخواست صدور حواله و نیز دیگر فرم های مرتبط.
امکان تعریف روال های گردش فرم ها.
امکان شرط گذاری روی مسیر حرکت فرم ها بر اساس ویژگی های فرم، درخواست کننده و سایر پارامترها.
امکان تعریف چندین روال گردش برای یک فرم جهت استفاده در شرایط مناسب.
امکان تنظیم نحوه نمایش فرم و اطلاعات مربوطه در هر مرحله از رسیدگی.
امکان تغییر شرایط روال تعریف شده بدون محدودیت.

4- بخش کارتابل الکترونیک
استفاده از کارتابل های جاری و پیگیری بصورت الکترونیک
امکان مشاهده ورودی های کارتابل بصورت دسته بندی شده
امکان رسیدگی، تایید و یا عدم تایید فرم ها از داخل کارتابل.
امکان بایگانی محتویات کارتابل
امکان استفاده از کارتابل بصورت Offline برای مدیران
امکان استفاده از کارتابل بصورت دوزبانه
امکان استفاده از کارتابل تحت وب

5- بخش سیستم مالی
امکان ثبت اطلاعات مالی خریداران
امکان صدور فاکتور خرید و فروش ارز
امکان صدور سند مکانیزه حسابداری
امکان تهیه کلیه گزارشهای بانک مرکزی
امکان استفاده از تابلوی نمایش نرخ ارز
امکان دریافت کلیه گزارشهای مالی

6- بخش بایگانی مکانیزه
امکان تعریف ساختار بایگانی بصورت نامحدود
امکان تعریف انواع پرونده های مالی برای مشتریان
امکان تعریف ساختار اطلاعاتی انواع اسناد و مدارک بایگانی
امکان تعریف سطوح و مجوز های دسترسی به بایگانی و پرونده ها
امکان ارسال پرونده ها به کارتابل الکترونیک
امکان احضار پرونده ها از طریق سیستم مالی صرافی

گروه نرم افزاری پیوست امید دارد که با عرضه این محصول گامی دیگر در جهت پشتیبانی کامل از عملیات موسسات و شرکتهای صرافی برداشته و حضور پر افتخار خود را در این عرصه بیش از پیش تحکیم نماید. شایان ذکر است که در حال حاضر بیش از 200 موسسه بانکی و غیر بانکی فعال در حوزه خدمات ارزی از سیستم مالی صرافی پیوست جهت انجام امور مالی و ثبت انواع تراکنش های ارزی خود استفاده می نمایند.