سیستم نرم افزاری مدیریت اسناد پیوست یک سیستم کاربردی جهت مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه های فنی  و فرم های اداری می باشد. این سیستم با توجه به ویژگی های و امکانات آن در دو شاخه کاربردی بشرح ذیل می تواند مورد استفاده قرار گیرد:

مدیریت اسناد : شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق نظیر کاربردهای تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش و ایزو.

بایگانی اسناد : شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیکی، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده .    

این سیستم با رعایت جوانب امنیتی و مجوزهای دسترسی امکان دستیابی از راه دور به اسناد را در اختیار کاربران خود قرار داده و با ثبت کلیه وقایع رخداده در سیستم امکان ممیزی عمکلرد کاربران را به مدیر سیستم می دهد. سیستم مدیریت اسناد پیوست  هم اکنون با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کاربران در کاربردهای نظامی، صنعتی و اداری کارایی خود را به لحاظ کاربردی، امنیت و کیفیت عملکرد در حجم بالا به اثبات رسانده است این سیستم همچنین با داشتن قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری پیوست، امکان حذف کاغذ از چرخه کاری سازمان ها را بیش از پیش فراهم می کند.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد پیوست

• صرفه جویی فوق العاده در حجم و فضاای بایگانی و مصرف کاغذ.
• مجتمع سازی همه اسناد در یک مکان
• حذف افزونگی اطلاعات
• دسترسی سریع به هر سند دلخواه   
• امکان کنترل متمرکز بر دسترسی افراد به اسناد
• امکان ثبت فعالیت ها و دریافت گزارشات متنوع از عملکرد افراد
• امکان دریافت گزارشات تفصیلی و آماری از جنبه های مختلف بایگانی
• امکان کار همزمان چند نفر روی یک سند
• امکان انتشار اسناد

امکانات و قابلیت های سیستم

الف ) امکانات مدیریتی

1. تعریف درختواره بایگانی اسناد بطور نامحدود
2. تعریف درختواره مفهومی اسناد
3. تعریف انواع اسناد به همراه ویژگی های مربوطه
4. تعریف روال های ورود برای ورود انبوه اسناد
5. تعریف پارامترهای ثابت جهت استفاده در ورود اطلاعات
6. تعریف کاربران مجاز و اختصاص نقش و سطح دسترسی هر کاربر
7. تعریف فرم های متعدد بازاء هر نوع سند
8. تعریف انواع دفاتر ثبت و الگوهای شماره گذاری اسناد
9. تعریف ساختار اسناد در قالب بخش های مختلف با ویژگی های اختصاصی و سطوح دسترسی مربوطه
10. تعریف شرایط نگهداری اطلاعات داخل یا خارج از پایگاه داده

ب‌)    امکانات کاربردی

1. امکان تعریف انواع اسناد بهمراه فیلد های اطلاعاتی مربوطه از هر نوع و به هر تعداد
2. امکان طراحی فرم ورورد اطلاعات برای هر نوع سند
3. امکان برقراری رابطه ارث بری میان اسناد
4. قابلیت تعریف روال های ورود اسناد جهت استفاده گروهی در ورود انبوه اسناد
5. برخورداری از ابزار ورود اتوماتیک اسناد
6. قابلیت طراحی ساختار محتوا برای اسناد با ساختار درختی و چند لایه.
7. امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواه (Versioning) 
8. امکان رمزنگاری محتوای اسناد
9. قابلیت تعریف زیر سند برای هر سند
10. امکان تعیین نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل یا داخل بانک
11. امكان نظارت بر روال هاي ورود اسناد
12. امکان دریافت اسناد از انواع ورودی ها نظیر اسکنر، فاکس، email
13. امکان اعمال سطح دسترسی و میزان دسترسی به پرونده ها و پوشه ها
14. تعیین اسناد مجاز برای هر پوشه
15. امكان كلاسه بندي اسناد بصورت عمومي و شخصي.
16. ثبت تعداد مراجعه به یک سند
17. ثبت کلیه اتفاقات انجام یافته روی اسناد.
18. امکان ممیزی عملکرد کاربران از طریق دریافت گزارش های مربوطه.
19. امکان رجوع به تاریخچه اسناد و مشاهده نسخه های دلخواه
20. امکان برچسب گذاری روی هر نسخه
21. امکان بازگرداندن ( Rollback)  نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه
22. مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
23. نگهداری سندهای check out شده در پوشه شخصی کاربران
24. امکان نگهداری نسخه های check out شده روی سرور بدون نیاز به انجام  check in
25. امکان تعیین تعداد نسخه مورد نیاز برای ا نواع سند بطور مستقل
26. امكان بازيابي اسناد حذف شده
27. امكان تعيين طول عمر اسناد.
28. امكان برقراري ارتباط ميان اسناد.
29. ابزار ویرایش گرافیکی و امکانات پردازش تصویر
30. امکان یادداشت گذاری روی اسناد
31. امكان جستجو متني بر اساس محتويات سند
32. امكان جستجو بر اساس همه ويژگي هاي اسناد
33. امکان استفاده از ابزار جستجو در حالات سریع و سراسری
34. امكان قفل كردن سند هنگام ويرايش آن.
35. امکان ادغام چند سند در يك سند
36. انجام عملیات cut, copy, paste روی اسناد
37. امکان نمایش انواع فرمت فایل ها اعم از متنی، تصویری و برداری
38. امکان دریافت گزارشات متنوع از ویژگی های اسناد
39. امكان ارسال اسناد به كارتابل الكترونيكي افراد در اتوماسيون اداري پيوست.
40. امكان بايگاني كردن محتواي نامه ها و پيوست ها از سيستم اتوماسيون داخل آرشيو.
41. امكان ضميمه كردن اسناد از داخل آرشيو الكترونيكي بعنوان پيوست نامه ها و ارجاعات در سيستم اتوماسيون اداري.

ج) گزارشات

1. گزارش عملکرد کاربران در بازه زمانی مشخص
2. گزارش انواع اسناد تعریف شده در سیستم
3. گزارش اسناد ایجاد شده بر اساس انواع آن
4. گزارش دسترسی های تعیین شده برای کاربران
5. گزارش وضعیت پوشه ها برحسب اسناد وارد شده
6. گزارشات پارامتریک بر اساس ویژگی های اسناد

د ) امکانات عمومی

1. امكان معرفي كاربران
2. امكان معرفي گروههاي كاربري و انتساب حقوق دسترسي به هر گروه
3. امكان تعيين دسترسي ها خاص كاربر
4. امكان تهيه نسخه پشتيبان به صورت خودكار
5. امكان ثبت كليه عمليات كاربران و ارائه گزارش به مدير سيستم
6. امكان تعريف مشخصات سازمان جهت درج در گزارشها
7. امكان انجام برخي تنظيمات شخصي جهت هر كاربر
8. امكان تنظيم و ثبت موقعيت، اندازه فرمها به تفكيك كاربر
9. امكان جستجو و گزينش روي همه فرمهاي عملياتي و گزارش برحسب آنها
10. امكان ارسال پيام توسط كاربر به ساير كاربران حاضر در برنامه

ه) ارتباط با سایر سیستم ها

1. ارتباط با سيستم اتوماسيون اداري پيوست
2. ارتباط با سيستم مالي پيوست جهت ضمائم سند
3. ارتباط با سيستم دارايي ثابت پيوست جهت ضمائم دارايي
4. ارتباط با سيستم پرسنل پيوست جهت پرونده پرسنلی

و) مشخصات فنی

• مندولوژی طراحی و پیاده سازی : RUP
• محیط و ابزار توسعه : Microsoft Visual Studio .NET 3.00
• ساختار معماری : 3-Tier
• پایگاه داده : Microsoft SQL Server 2000
• زبان برنامه نویسی : C#
• دارای نسخه های تحت Windows  و  تحت Web