|
|
معرفي نرم افزار آرشیو الکترونیک پیوست
سیستم نرم افزاری مدیریت اسناد پیوست یک سیستم کاربردی جهت مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه های فنی و فرم های اداری می باشد. این سیستم با توجه به ویژگی ها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد(شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق نظیر کاربردهای تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش و بایگانی اسناد( شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده) طراحی شده است. این سیستم با رعایت ملاحظات امنیتی و مجوزهای دسترسی امکان دستیابی از راه دور به اسناد را در اختیار کاربران خود قرار داده و با ثبت کلیه وقایع رخداده در سیستم امکان ممیزی عملکرد کاربران را به مدیر سیستم می دهد. سیستم مدیریت اسناد پیوست هم اکنون با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کاربران در کاربردهای نظامی، صنعتی و اداری کارایی خود را به لحاظ کاربردی، امنیت و کیفیت عملکرد در حجم بالا به اثبات رسانده است این سیستم همچنین با داشتن قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری پیوست، امکان حذف کاغذ از چرخه کاری سازمان ها را بیش از پیش فراهم می کند. در این مستند نرم افزار آرشیو الکترونیک پیوست به طور اجمالی معرفی شده است
ویژگی های شاخص نرم افزار
- ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد سازمانی
- امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواه
- مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
- امکان تعیین نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل یا داخل بانک اطلاعاتی
- امكان ارسال اسناد به كارتابل الكترونيك پستهای سازمانی در اتوماسيون اداري پيوست
- امكان ضميمه كردن اسناد از داخل آرشيو الكترونيكي بعنوان پيوست نامه ها و ارجاعات در سيستم اتوماسيون اداري
- استقرار سيستم در بيش از یکصد سازمان دولتي و شركت خصوصي
تعاریف مرتبط با نرم افزار
- تعریف درختواره بایگانی اسناد بطور نامحدود
- تعریف درختواره مفهومی اسناد
- تعریف انواع اسناد به همراه ویژگی های مربوطه
- تعریف روال های ورود برای ورود انبوه اسناد
- تعریف پارامترهای ثابت جهت استفاده در ورود اطلاعات
- تعریف فرم های متعدد به تفکیک هر نوع سند
- تعریف انواع دفاتر ثبت و الگوهای شماره گذاری اسناد
- تعریف ساختار اسناد در قالب بخش های مختلف با ویژگی های اختصاصی و سطوح دسترسی مربوطه
- تعریف شرایط نگهداری اطلاعات داخل یا خارج از پایگاه داده
امکانات کاربردی نرم افزار
- امکان تعریف انواع اسناد بهمراه فیلد های اطلاعاتی مربوطه از هر نوع و به هر تعداد
- امکان طراحی فرم ورود اطلاعات برای هر نوع سند
- امکان برقراری رابطه ارث بری میان اسناد
- قابلیت تعریف روال های ورود اسناد جهت استفاده گروهی در ورود انبوه اسناد
- برخورداری از ابزار ورود اتوماتیک اسناد
- قابلیت طراحی ساختار محتوا برای اسناد با ساختار درختی و چند لایه.
- امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواه (Versioning)
- امکان رمزنگاری محتوای اسناد
- قابلیت تعریف زیر سند برای هر سند
- امکان تعیین نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل یا داخل بانک اطلاعاتی
- امکان دریافت اسناد از انواع ورودی ها نظیر اسکنر، فاکس، email
- امکان اعمال سطح دسترسی و میزان دسترسی به پرونده ها و پوشه ها
- امكان كلاسه بندي اسناد بصورت عمومي و شخصي
- ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی سند
- امکان یادداشت و برچسب گذاری روی سند
- مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
- امکان بازگرداندن ( Rollback) نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه
- امکان بازیابی اسناد حذف شده و تعیین طول عمر برای اسناد
- امکان جستجوی اسناد بر اساس محتوا و ویژگیهای اسناد
- امکان نمایش انواع فرمت فایل ها اعم از متنی، تصویری و برداری
- امكان بايگاني كردن محتواي نامه ها و پيوست ها از سيستم اتوماسيون اداری
- امكان ارسال اسناد به كارتابل الكترونيك پستهای سازمانی در اتوماسيون اداري پيوست
- امکان ارائه سرویس آرشیو به کلیه نرم افزارهای پیوست
- امكان ضميمه كردن اسناد از داخل آرشيو الكترونيكي بعنوان پيوست نامه ها و ارجاعات در سيستم اتوماسيون اداري
گزارشهای نرم افزار
- گزارش عملکرد کاربران در بازه زمانی مشخص
- گزارش انواع اسناد تعریف شده در سیستم
- گزارش اسناد ایجاد شده بر اساس انواع آن
- گزارش وضعیت پوشه ها برحسب اسناد وارد شده
- گزارشات پارامتریک بر اساس ویژگی های اسناد
- امکان تعریف گزارشهای دلخواه به صورت کاملا پارامتریک با استفاده از ابزار قدرتمند گزارش ساز پویا
سيستمهاي اصلي مرتبط
|
|
