معرفي اتوماسیون اداری پیوست

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست به عنوان یک سیستم مطرح قابلیت ها و امکانات بی شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می دهد که بتواند با بهره گیری از از آن سازمان بدون کاغذ را به طور نسبی محقق سازد. شایان ذکر است که سیستم اتوماسیون اداری پیوست در دو  سال متوالی 88 و 89 برنده پر بلورین بهترین سیستم اتوماسیون اداری کشور از جشنواره نظام اداری الکترونیک شده است. در این صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست به صورت اجمالی معرفی می شود.

 

از اتوماسیون اداری پیوست استفاده می کنند...

کشتیرانی جمهوری اسلامی- شرکت ایران ترانسفو- بیمه معلم- داروسازی تهران شیمی- شورای نگهبان قانون اساسی- مخابرات استان قم- مخابرات استان مرکزی- سازمات تحقیقات، آموزش و ترویج کشاورزی و مراکز تابعه- آسان موتور- دانشگاه شهید عباسپور- شورای عالی ایرانیان خارج از کشور- خدمات مخابراتی ارگ جدید- بی تا طرح نوآور- شرکت پرشین سوییچ- مبلمان اداری جلیس- بیمارستان مهر- بیمارستان عرفان- گروه شرکتهای هماهنگ- شرکت تصفیه شکر- شرکت عمران و بهسازی شهری ایران- شرکت آب منطقه ای فارس- شرکت آب و فاضلاب زنجان- شرکت تکام- شرکت آتیه داده پرداز- شرکت دانیال کیا- بیمارستان بهمن- خدمات پرداخت ایرانیان- گلدایران- موسسه فرهنگی دیباگران- کشتیرانی والفجر- شرکت مهندسین مشاور شورا- صنعت یدک- سیمان دورود- موسسه خیریه ریحانه- شرکت هندسه پارس- شرکت صرافی سرمایه- شرکت پاس آداک- زرین بنای پارسیان- شرکت پارسل- شرکت رضوان شکلات- شرکت هواپیمایی فراز قشم- باشگاه فرهنگی ورزشی آرارات -مجتمع تجاری میلاد نور- فرش فرهی-  شرکت دریا سرعت- بیمارستان کسری- بیمارستان مجیبیان- شرکت پرشیا نقش جهان - دستمال کاغذی شکوه و... لیست خریداران

 

ویژگی های شاخص نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست
 
  • استفاده از محیط کاربری تحت وب و ویندوز به صورت همزمان
  • امكان استفاده از سیستم به صورت offline
  • امکان بهره گیری از ابزار فرم ساز و موتور گردش کار
  • تعریف عملیات خودکار در کارتابل شامل ایمیل خودکار نامه ها، بایگانی، ارجاع و ...
  • ارتباط کامل با آرشیو سازمانی و استفاده از سرویس بایگانی در کارتابل
  • امکان مدیریت انواع موجودیتهای اطلاعاتی شامل نامه، فرم اداری، یادداشت اداری، کار و ... در کارتابل
  • قابلیت استفاده به صورت چند زبانه(multilingual)
  • امکان دریافت اطلاعات سازمانی از دیگر سیستمهای پیوست و گردش آنها وفق فرآیند تعریف شده
  • ماژول مستقل دبیرخانه جهت سرعت و سهولت انجام عملیات دبیرخانه ای
  • استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری پيوست در بيش از پانصد موسسه و سازمان خصوصی و دولتی
 
تعاریف مرتبط با اتوماسیون اداری
  • تعريف دبيرخانه هاي متعدد و دفاتر ثبت متعدد در هر دبيرخانه
  • تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
  • تعریف قالب هاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره
  • تعریف پارامترهای عمومی سیستم شامل شیوه ارسال نامه، دلایل ارجاع، محرمانگی نامه و ..
  • تعریف موضوعات پرتکرار، اقدامات پرتکرار، دستورات پرتکرار و ..
  • تعریف کلیدواژه های مرتبط با محتوای نامه ها جهت جستجو و دسترسی به نامه ها
  • تعریف فرمهای اداری و سازمانی و دسته بندی آنها
  • تعریف درختواره چارت سازمانی و انتساب پست سازمانی به کاربران
  • تعريف گروه هاي مکاتباتي و انتساب کارکنان به اين گروه ها جهت تسهيل مکاتبات داخلي و ارجاعات دسته جمعي
  • تعریف و ثبت تصویر امضای کاربران
  • تعریف قواعد ارجاع توسط پستهای سازمانی
 
امکانات اتوماسیون اداری
  • امکان ايجاد و ثبت نامه هاي صادره، وارده و داخلي در سيستم به همراه ضمائم نامه
  • امکان الصاق انواع فايل ها به عنوان پيوست نامه شامل فيلم، صوت، تصوير ومتن
  • امکان الصاق انواع مستندات موجود در آرشیو الکترونیک سازمان به نامه
  • امکان دریافت و ارسال نامه از طریق نمابر و پشتیبانی از پروتکلهای مربوطه
  • امکان دریافت و ارسال نامه از طریق ایمیل منطبق بر پروتکل ECE
  • امکان تایپ و ویرایش نامه و اصلاح مشخصات نامه
  • امكان انتساب كليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی  نامه
  • امكان ايجاد نامه پيش نويس (Draft) و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي (براي نامه صادره و داخلي)
  • امکان ارجاع نامه به پست هاي مجاز در درون سازمان
  • امکان ارجاع اتوماتيک بر اساس شرايط تعريف شده در کارتابل
  • امکان هامش نامه به صورت متنی، صوتی و با استفاده از قلم نوری
  • امکان ارجاع به چند پست سازمانی، تعیین مهلت برای ارجاع، بازپس گیری ارجاع، ارسال رونوشت ارجاع، انتساب اولویت به ارجاع
  • دسترسی به کارتابل به ازاء هر پست سازمانی و تفکیک کارتابل منطبق بر نوع ورودیهای کارتابل
  • امکان نظارت بر کارتابل پستهای زیر مجموعه در درختواره چارت سازمانی و مشاهده تاریخچه کارتابل
  • امکان تفویض کارتابل و خودکارسازی عملیات کارتابل
  • امکان سازماندهی بایگانی اختصاصی، سازمانی و شخصی در کارتابل
  • امکان کار با کارتابل به صورت offline و چند زبانه
  • امکان بهره گیری از یادداشتهای اداری جهت انجام مکاتبات غیر رسمی یا دوستانه
  • امکان ایجاد و مدیریت فرمهای اداری سازمانی با استفاده از ابزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست 
  • امکان استفاده از جستجو بر اساس کلیه های ویژگیهای نامه، یادداشت اداری، فرم الکترونیک و ...
     
گزارشهای اتوماسیون اداری
  • امکان دريافت گزارشات مديريتي از عملکرد کارتابل پرسنل
  • امکان تهيه گزارش از درختواره ارجاعات نامه
  • امکان دريافت گزارشات دبيرخانه اي
  • امکان دريافت گزارشات از نامه هاي در انتظار پاسخ
  • امکان دريافت گزارشات آماري و نموداري به تفکيک واحدها و افراد
  • امکان دريافت گزارش پست ها و واحدهاي سازماني
  • امکان ذخيره سازي خروجي گزارشات بصورت فايل
  • امکان چاپ نامه، چاپ یادداشت اداری و چاپ فرم اداری
  • امکان طراحی و تعريف گزارشهای جدید با استفاده از ابزار قدرتمند طراحی گزارش‏های پويا
     
ملاحظات امنیتی اتوماسیون اداری
  • امکان ثبت عمليات انجام شده توسط کاربران
  • امکان تعیین سیاست های کلی تعریف کلمه عبور و اعمال آن
  • امکان خروج اجباری کاربران از سیستم
  • امکان تعیین تعداد تلاش ناموفق جهت ورود به نرم افزار
  • امکان جلوگیری از ورود کاربر در مقاطع زمانی مورد نظر
  • امکان محدود کردن ایستگاه کاری ورود به سیستم توسط کاربر
  • تعیین برنامه زمانی دلخواه جهت ورود کاربر به سیستم
  • امكان نمايش كاربران وارد شده و خارج شده و كاربراني كه ورود ناموفق داشته اند
  • امکان تعريف سطوح دسترسي و نوع عمليات مجاز توسط کاربران وتعیین نقش برای کاربر
  • استفاده از Hardware Token جهت ورود به سیستم و پاس کردن آزمون PEN
 
سيستمهاي اصلي مرتبط با اتوماسیون اداری
- کلیه حقوق مرتبط با این سایت متعلق به گروه نرم افزاری پیوست است، استفاده از مطالب با ذکر منبع آزاد است -