ارتباط با ما



 

دیدگاه خریداران


اتوماسیون سازمانی پیوست

ساماندهي آرشيو پرسنلي


در كليه سازمانها ساماندهي و نگهداري پرونده پرسنلي از عمليات جاري و پر حجم واحد اداري مي باشد. اين عمليات بسته به ابعاد سازمان بخش مهمي از زمان و نيروي كار را به خود اختصاص مي دهد و به علاوه جهت دسترسي، كنترل و به روز رساني هر پرونده حسب تغيير شرايط شخصي/استخدامي پرسنل زمان زيادي صرف مي شود. ممكن است نگهداري و مديريت اين دسته ار مستندات سازماني به صورت كاغذي جزو الزامات يك سازمان به ويژه سازمانهاي دولتي باشد ولي براي دسترسي، بازبيني و كنترل چنين پرونده هايي الزاما فيزيك پرونده مورد نياز نيست و جايگزين آن به صورت الكترونيك مي تواند زمان كاري قابل ملاحظه اي را در سازمان صرفه جويي كند. نگهداري و مديريت پرونده هاي الكترونيك پرسنل از محورهايي است كه اجراي درست آن در سازمان از جمله شاخصهاي خوب و ارزشمند اتوماسيون سازماني مي باشد به ويژه آنكه اين راهكار داراي ويژگيهاي ذيل باشد:

1-       امكان تعريف پرونده پرسنلي مطابق با نيازهاي سازمان
پرونده در فرم دلخواه و با فیلدهای اطلاعاتی ضروری برای جستجوی سریع و کامل  به انتخاب سازمان طراحی می شود.
 2-       امكان تعريف ساختار دلخواه ساماندهي اطلاعات پرونده
پرونده با تعریف ساختار داخلی دلخواه مطابق با انواع مستندات موجود در آن بخش بندی می شود
مانند : بخش مدارک عمومی، دوره های آموزشی ، مدارک تحصیلی ، احکام و ...

 3-       امكان تعريف حقوق دسترسي به قسمتهاي مختلف سند
سطوح دسترسی پست های مختلف به بخش های مختلف داخلی پرونده تعریف می شود . بنابراین هر فرد نمایی از پرونده که به آن دسترسی دارد را می بیند و به بقیه بخش های آن دسترسی ندارد.
 4-       امکان تخصیص بخش های مختلف پرونده به واحدها و پست های دلخواه
در هر بخش تعریف شده امکان تعریف پست وارد کننده و تصحیح کننده اطلاعات وجود دارد و برای بقیه کاربران فقط امکان نمایش آن بخش فراهم می باشد.کاربرد آن در تجمیع انواع پرونده های پرسنلی در یک سازمان در یک پرونده جامع پرسنلی می باشد که واحد ها می توانند به بخش های مربوط در پرونده جامع دسترسی داشته باشند .
 5-       امکان تعریف فیلدهای اطلاعاتی در بخش های داخلی پرونده
این امکان به کاربر اجازه می دهد برای اسناد و برگه های مهم داخل پرونده در بخش های خاص فیلدهای ویژه ای تعریف کرده و آن اسناد را ممتاز کند.
مانند: تعریف فیلدهای اطلاعاتی برای فرم های دوره های آموزشی گذرانده شده (نظیر نام دوره، مدت، امتیاز و ...)

 6-       امكان نگهداري ويرايشهاي مختلف سند
امکان نگهداری نسخه های متعدد از پرونده وجود دارد و حتی می توان به نسخه هایی از پرونده که در سالهای قبل ایجاد شده است دسترسی داشت.
 7-       ارتباط مكانيزه بين پرسنل در سيستم هاي منابع انساني و آرشيو پرسنلي
می توان در سیستمهای پرسنلی و کارگزینی پیوست با کلیک بر روی هر پرسنل، پرونده الکترونیک ایشان را که در سیستم آرشیو پرسنلی ثبت شده مشاهده و حتی اطلاعات یا اسنادی در آن درج نمود. 
 8-       امکان ورود مستقیم اسناد و مدارک پرونده از اتوماسیون اداری
در صورت استفاده از اتوماسیون اداری پیوست می توان مدارکی مانند احکام کارگزینی را پس از طی مراحل امضا در داخل کارتابلها به صورت مستقیم به پرونده پرسنلی وارد کرد.
 9-       امكان جستجو در فيلدهاي اطلاعاتي و محتويات متني اسناد
در محتوای کلیه برگهای وارد شده در پرونده پرسنلی که به صورت الکترونیکی تولید شده اند قابلیت جستجوی کلمه به کلمه وجود دارد.
مانند: امکان جستجوی عدد حقوق پایه خاص یک فرد که از بخش های یک فرم حکم کارگزینی در یک پرونده پرسنلی می باشد.

 10-    امکان دسته بندی پرونده های براساس انتخاب سازمان
براساس انواع استخدام یا واحدهای مختلف می توان پرونده های پرسنلی را در یک قالب درختی تودرتو طبقه بندی نمود و بر اساس این ساختار به افراد دسترسی به دیدن بخشی از پرونده های پرسنلی موجود در سازمان را داد.
 11-    امكان ارجاع پرونده پرسنلي به کارتابل مقام ذيصلاح
در صورت استفاده توام از سیستم اتوماسیون اداری و آرشیو پیوست می توان پرونده های درخواستی را در داخل کارتابل های اتوماسیون اداری به گردش انداخت و بر روی آنها انواع دستورات را صادر کرد.موارد کاربرد آن گردش پرونده برای ارتقا، اخراج وپرداخت وام و تسهیلات و ...  پرسنل در کارتابل مدیران می باشد.

گروه نرم افزاري پيوست راهكار ايجاد بانك متمركز پرونده الكترونيك پرسنل، با استفاده از سيستمهاي  آرشيو الكترونيك،سيستم كارگزيني و بستر سازمان الكترونيك پيوست را در اختيار مي گذارد. اين راهكار كليه شاخصهاي ياد شده را پوشش داده و استقرار چنين سيستمي مي تواند به عنوان يك گام در جهت تحقق سازمان مدرن تلقي شود.



یادداشت ها

زارع
با سلام
میخواستم بدونم تا حالا تجربه ایی در زمینه سازمانهای اتوبوسرانی در کشور داشته اید؟
پنجشنبه، 10 فروردين 1391 09:00


ارسال یادداشت



 
 Security code